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每個公司都有印章,每個印章的作用各不相同,但是都代表著公司的意志,具有特定的法律效力,因此了解各印章的作用并加強印章保護工作非常重要。下面,我們就主要來看一下。

公司章主要有5枚,分別是公章、財務章、合同章、發票章、法人代表人名章。
 


 

需要注意的是,除法人章外,其它4個章需要根據相關規定到工商、公安、開戶銀行備案或預留印鑒。


 

1公司公章


 

公司效力最大的一枚章,是法人權利的象征。除法律有特殊規定外(如發票的蓋章),均可以公章代表法人意志,對外簽訂合同及其他法律文件。


 

使用范圍:凡是以公司名義發出的信函、公文、合同、介紹信、證明或其他公司材料均可使用公章。


 

保管者:一般來說,公章的掌管者應該是公司創業者或其最信任的人,例如:董事長或總經理。


 

2財務章


 


 


 

使用范圍:通常與銀行打交道的時候會用到,比如銀行的各種憑據、匯款單、支票的用印。另外,也會用于財務往來的結算等。
 


 

保管者:一般由企業的財務人員管理,可以是財務主管或出納等。


 

3合同章


 

使用范圍:單位對外簽訂合同時使用,可以在簽約的范圍內代表單位,在合同上加蓋合同專用章,單位需承受由此導致的權利義務。


 

一般來說,創業初期可以直接用公章蓋合同,減少一支公章可以減少風險(比如遺失、公章私用等)。


 

保管者:可以是公司法務人員、合作律師或行政部門等。


 

4發票章


 

企業、單位和個體工商戶在購買和開發票時,需要加蓋發票章。印章印模里含有其公司單位名稱、發票專用章字樣、稅務登記號。


 

根據《發票管理辦法實施細則》的規定,通常需要在發票聯和抵扣聯加蓋發票專用章。


 

注:蓋在發票上,或蓋在發票領用簿才有效。


 

保管者:一般由財務部門的發票管理員保管


 

5法人代表人名章


 

使用范圍:法人章主要用于公司有關決議,以及銀行有關事務辦理的時候用。印章印模里含有其公司單位名稱、發票專用章字樣、稅務登記號。通常用在注冊公司、企業基本戶開戶、支票背書的用印。


 

保管者:一般是法人自己,也有讓公司財務部門出納人員管理的情況。

(注:印章的保管者沒有特定的法律規定,可依公司情況設定保管者,上述僅供參考。


 

公司各種印章的權限不一,所有文件加蓋印章都必須得到重視。所以說公司印章的保管工作必須要引起重視。
 


 

公司印章的保管,應實行印章專人保管、負責人印章與財務專用章分管的制度,并嚴格執行保管人交接制度。


 

5一般來說,公司印章的保管具體可以采用以下措施:


 

1)印章管理者:明確印章管理者的崗位法律風險防控意識及責任

公司可以要求印章保管或管理者簽訂“法律風險崗位承諾書”,明確保管者的法律風險防控意識及職責,同時也要加強對他們印章管理工作的法律防范教育,使其充分認識到印章的重要性,加強印章管理的技能和法律風險防范意識。


 

在加強管理者的崗位意識的同時,也要建立規范的印章管理規定,如:明確印章管理者的管理職責,規范印章使用的業務流程,以及定期檢查印章使用情況等,使印章管理工作做到有規可依,有章可循。


 

2)印章使用:建立并使用統一的印章使用審批制度和使用登記表


 

公司應建立并使用統一的印章使用審批制度和使用登記表,使用者要遵守公司的印章使用規定。一般來說,經企業領導批準后,印章使用者應填寫統一的用印登記表,企業文書人員對用印文件要認真審查,審核與申請用印內容、用印次數是否一致,然后才能在相關文件上用印。


 

需要注意的是,使用印章時,要確保由印章保管人員親自用印,不能讓他人代為用印,同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。一般情況下,未經企業主要領導親自批準,不允許使用者將印章攜帶外出,即使需要外出攜帶,最好指定可信任的人隨往,確保印章安全。


 

3)嚴格控制或禁止在空白文件上蓋印章


 

印 章使用過程中,印章管理者一定要確保使用者不能在空白文件,如空白紙張、空白單據、空白介紹信等上面加蓋公司印章,如遇特殊情況,必須要經過公司核心管理 者的同意,如果加蓋印章的空白文件無用后,持有者也要該空白文件退回印章管理部門(如行政部、辦公室),請其妥善處理,從而確保用章安全。


 

4)對變更或撤銷的部門或公司及時處理相關印章


 

企業所屬部門發生變更或被撤銷后,印章統一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄;所屬分公司注銷后,在工商注銷手續完成后,必須收繳分公司包括行政印章、合 同專用章、財務專用章、負責人名章等在內的全部印章及用印記錄;項目部關閉后,項目部印章及用印記錄必須全部上繳企業印章管理部門。企業印章管理部門會同 法律部門將收繳的印章統一銷毀,用印記錄由印章管理部門按檔案管理規定存檔。


 

5)印章不小心遺失了,該怎么辦?


 

印章遺失必須在第一時間向公安機關報案,并取得報案證明,同時在當地或項目所在地報紙上刊登遺失聲明。


 

之后,在進行補刻時,要拿上公安機關的報案回執、登報申明、補刻印章申請書等材料到當地公安機關進行備案,然后到指定印章公司進行刻章。


 

公章丟失,即使自己保留了所有的公章信息,例如樣式和編碼,也不能私自進行刻章,否則將面臨拘留的行政處罰。


 

7對印章法律效力的評判,是價值判斷而非事實認定,所以主要體現在發生爭議時。簡單舉幾個經常會碰到的情形:


 

1)錯用印章


 

內部印章對外使用,如人力章、行政章對外簽訂合同。印章類型錯誤使用,如對賬單上加蓋稅務章,勞動合同加蓋財務章。一般情形下僅有印章不發生效力,但如蓋章的同時有經辦人簽字,則是否對公司生效取決于該經辦人是否為代理人或合同指定的特定經辦人。


 

2)偽造印章


 

如果經鑒定與工商、公安備案的印鑒不一致,一般可認定不代表公司意思,也就是公司無需對此負責。但是,如果公司的法定代表人同時有簽字(不是簽章),一般會 推定對公司有約束力;如果與相同的交易對象有類似交易并已履行完畢(典型如之前的合同、對賬等),也會推定對公司有約束力。


 

3)分公司印章的效力


 

根據公司法,分公司不具備法人資格,產生的責任由公司承擔,其地位類似于公司的內設機構。但分公司與普通內設機構因公司法的特殊規定而產生不同的后果,如分公司可以作為民事糾紛中的被告,而內設部門就不行。公司的事務加蓋分公司的印章,一般會對公司有約束力。

 合同原件是指經雙方當事人合議一致后簽字或加蓋雙方印章的合同文本,合同原件是合同法規定的 “書面形式”中最具有法律證明力的一種,合同原件在證據學上可被認定為直接證據和原始證據,是一種直接來源于爭議事實而且可以單獨、直接證明爭議事實的證據,法院一般都予以直接采信。


 

在合同簽訂和履行的過程中,很多合同原件保存不善,僅保存了合同的傳真件、掃描件,這樣是存在很大的法律風險隱患的。在合同管理中一直強調保全合同原件的重要性,因為原件、傳真件和掃描件的法律效力及證明力存在天壤之別。本文就對合同原件、傳真件和掃描件的法律效力及區別做簡要闡述,僅作參考。
 

合同原件、傳真件和掃描件的法律效力

(一)合同原件的法律效力

合同原件是指經雙方當事人合議一致后簽字或加蓋雙方印章的合同文本,合同原件是合同法規定的 “書面形式”中最具有法律證明力的一種,合同原件在證據學上可被認定為直接證據和原始證據,是一種直接來源于爭議事實而且可以單獨、直接證明爭議事實的證據,法院一般都予以直接采信。

(二)掃描件的法律效力
 

從證據角度來說,掃描件是圖片,作為復印件的形式存在,從技術上可以被篡改,因此單單掃描件的證明效力是很低的,除非對方對掃描件認可,否則需要提供其它相關證據進行佐證,形成證據鏈條,掃描件才能作為定案證據,從而具有較高證明效力。掃描件相當于復印件,僅憑此去打官司是很難得到法院支持。原件也可能被篡改,但可以被鑒定出來,如原件真實,可以作為認定事實的證據,而掃描件即使鑒定真實,仍不能直接作為證據認定,這就是兩者區別。

(三)傳真件的法律效力

傳真件也屬于合同書面形式的一種,但是與原件相比較,傳真件性質的不同會影響其法律效力:由雙方互相傳真并直接就其所載內容進行修改或確認的傳真件可視為原件,但僅以傳輸文本、圖像為目的的傳真件在性質上類似于復印件,屬于效力待定的證據,不能單獨作為認定案件事實的證據。其次,應根據客觀情況判斷傳真件證明力大小。最后,在認定傳真件的證據效力前,要先鑒別傳真件的真實性。傳真件的內容可以通過復印等手段進行變造,因此,傳真件在作為原件時雖具有完全證據效力,但一般仍需要通過其他證據佐證其真實性。

對于確認傳真件的證據效力,首要方法是詢問對方當事人對傳真件的質證意見。若對方當事人不予認可,則進一步詢問傳真件上的傳真標志、傳真號碼等是否屬于該當事人所有。如對方不置可否,可依照 《民事訴訟證據規定》第八條第二款來確認傳真件證據效力。另外,也可查詢電信部門發出傳真方的電話機在特定時間傳真的檔案記錄,與傳真件相對照。該等證據的取得可能需要依法申請法律調取,電信部門的檔案記錄保存時間也需要引起注意。

通過上述內容的解答,相信各位讀者對合同原件、傳真件和掃描件的法律效力及區別有了認識,在合同管理及保管上,一定要保存好合同原件。

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